Registrierkassenpflicht in Österreich: Grenzen, Fristen und Ausnahmen
Von Martin Höllinger,
Zwei Grenzen entscheiden über die Registrierkasse, und beide müssen gerissen sein: 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und 7.500 Euro Barumsätze. Der Haken steckt im Wort bar. Dazu zählt nicht nur Bargeld, sondern auch jede Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort. Wer glaubt, mit Kartenzahlung an der Kassenpflicht vorbeizukommen, rechnet mit der falschen Zahl.
Die zwei Grenzen
| Grenze | Betrag | Bezug |
|---|---|---|
| Jahresumsatz | über 15.000 Euro | je Betrieb |
| Barumsätze | über 7.500 Euro | je Betrieb und Jahr |
Erst wenn beide überschritten sind, entsteht die Pflicht. Ein Handwerker mit 90.000 Euro Umsatz, der ausschließlich auf Rechnung mit Überweisung arbeitet, braucht keine Registrierkasse. Ein Friseursalon mit 20.000 Euro Umsatz, davon 18.000 Euro über die Kassa, sehr wohl.
Als Barumsatz gelten neben Münzen und Scheinen auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, Barschecks und vergleichbare Instrumente. Nicht dazu zählen Überweisungen und Zahlungen im Onlineshop.
Ab wann die Kasse stehen muss
Die Pflicht beginnt nicht sofort. Sie greift mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf jenes Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden.
Ein Beispiel: Ein Betrieb mit monatlicher Voranmeldung überschreitet im März beide Grenzen. Der Voranmeldungszeitraum endet mit 31. März, der viertfolgende Monat ist der Juli: Ab 1. Juli muss die Registrierkasse laufen. Bei quartalsweiser Voranmeldung zählt das Ende des Quartals, die Pflicht verschiebt sich also entsprechend nach hinten. Diese Frist ist großzügig genug, um in Ruhe ein System auszuwählen, aber knapp genug, dass sich das Aussitzen nicht auszahlt.
Die Belegpflicht gilt auch ohne Registrierkasse
Unabhängig von der Kassenpflicht muss jedes Unternehmen bei Barzahlung einen Beleg ausstellen und dem Kunden aushändigen, ausgenommen sind nur die Sonderfälle wie Umsätze im Freien, Hütten, Buschenschanken, Vereinskantinen und bestimmte Automaten. Der Kunde wiederum muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen. Eine Kopie ist sieben Jahre aufzubewahren.
Auf dem Beleg stehen die Bezeichnung des Unternehmens, eine fortlaufende Nummer, der Tag der Belegausstellung, Menge und Bezeichnung der Waren oder Leistungen und der Betrag. Bei einer Registrierkasse kommen die Kassenidentifikationsnummer, die Uhrzeit, die nach Steuersätzen getrennten Beträge und ein maschinenlesbarer Code dazu.
Gedruckt werden muss der Beleg nicht zwingend. Seit 1. Oktober 2026 darf er laut Wirtschaftskammer nicht nur per Mail, App oder Download-Link übermittelt, sondern auch vor Ort zur digitalen Mitnahme bereitgestellt werden, etwa auf einem Bildschirm, der dem Kunden zugewandt ist, oder per QR-Code. Verlangt der Kunde einen Papierbeleg, ist er auszufolgen, unmittelbar nach dem Bezahlen oder noch bis Geschäftsschluss desselben Tages.
Start-, Monats- und Jahresbeleg
Eine manipulationssichere Kasse braucht eine Signatur- beziehungsweise Siegelerstellungseinheit und muss über FinanzOnline registriert werden. Danach laufen drei Belege im Jahresrhythmus mit:
| Beleg | Zeitpunkt | Zweck |
|---|---|---|
| Startbeleg | bei Inbetriebnahme | Nachweis der ordnungsgemäßen Einrichtung, ist zu prüfen |
| Monatsbeleg | zum Monatsende | Zwischenstand des Umsatzzählers |
| Jahresbeleg | zum 31. Dezember | Jahresabschluss des Zählers, ist zu prüfen |
Start- und Jahresbeleg werden mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums kontrolliert. Fällt die Kasse aus, sind die Umsätze händisch aufzuzeichnen, ein Ausfall über 48 Stunden ist über FinanzOnline zu melden.
Zu tauschen sind in den nächsten Monaten viele Signaturkarten: Laut Wirtschaftskammer betrifft das die Kartentypen ACOS-ID 2.1 und CardOS 5.3, praktisch alle Karten, die vor Sommer 2025 gekauft wurden. Tausch und Einbau in die Kasse müssen spätestens bis Mai 2027 erledigt sein.
Die Ausnahmen sind großzügiger geworden
Für Umsätze im Freien, die klassische Kalte-Hände-Regelung, gilt eine vereinfachte Losungsermittlung. Die Grenze dafür liegt seit 1. Jänner 2026 bei 45.000 Euro Jahresumsatz statt bisher 30.000 Euro, gerechnet nur für die Umsätze im Freien. Betroffen sind Verkäufe, die nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten stattfinden, also der Maronistand, der Christbaumverkauf oder der Bauernmarkt.
Weitere Erleichterungen bestehen für Alm-, Berg- und Schutzhütten, für Buschenschanken, die höchstens 14 Tage im Jahr geöffnet haben, für Kantinen gemeinnütziger Vereine, jeweils ebenfalls bis 45.000 Euro, sowie für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten. Umsätze im Onlineshop ohne Barzahlung lösen ohnehin keine Kassenpflicht aus.
Was bei Verstößen droht
Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse führt oder die Sicherheitseinrichtung nicht verwendet, begeht bei Vorsatz eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Strafe von bis zu 5.000 Euro. Wer die Kasse manipuliert, riskiert bis zu 25.000 Euro. Schwerer wiegt in der Praxis die zweite Folge: Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, darf die Finanzverwaltung die Umsätze schätzen, und diese Schätzung fällt selten zugunsten des Betriebs aus.
Wer gerade erst startet, klärt am besten gleich zwei Dinge mit: ob die Kleinunternehmerregelung anwendbar ist und wie die Aufzeichnungen für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aufgesetzt werden. Für Aufträge der öffentlichen Hand kommt die E-Rechnung dazu, die mit der Registrierkasse nichts zu tun hat, aber oft im selben Atemzug verlangt wird.
Häufige Fragen
Ab welchem Umsatz brauche ich eine Registrierkasse?
Ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, zusätzlich müssen die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen. Beide Grenzen müssen überschritten sein.
Zählt Kartenzahlung als Barumsatz?
Ja. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort gelten als Barumsätze, ebenso Barschecks. Überweisungen und Onlinezahlungen zählen nicht dazu.
Ab wann muss die Kasse laufen?
Ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden. Bei Überschreitung im März und monatlicher Voranmeldung bedeutet das den 1. Juli.
Muss ich auch ohne Registrierkasse Belege ausstellen?
Ja. Die Belegerteilungspflicht gilt bei Barzahlung grundsätzlich unabhängig von der Kassenpflicht, Ausnahmen bestehen nur für Sonderfälle wie Umsätze im Freien. Eine Kopie ist sieben Jahre aufzubewahren.
Was ist die Kalte-Hände-Regelung?
Eine Vereinfachung für Umsätze im Freien, also außerhalb fest umschlossener Räumlichkeiten. Die Umsatzgrenze dafür liegt seit 1. Jänner 2026 bei 45.000 Euro im Jahr, davor waren es 30.000 Euro.
Wie hoch sind die Strafen?
Bei vorsätzlichem Verstoß gegen die Kassenpflicht bis zu 5.000 Euro, bei Manipulation der Kasse bis zu 25.000 Euro. Zusätzlich kann die Finanzverwaltung die Umsätze schätzen, wenn ordnungsgemäße Aufzeichnungen fehlen.
Stand: Oktober 2026
