Seit 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner des Bundes verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzureichen. Jährlich werden bereits rund 2 Millionen E-Rechnungen an die österreichische E-Invoicing-Plattform übermittelt. Während B2G (Business-to-Government) in Österreich längst Pflicht ist, steht mit der EU-Initiative ViDA auch eine B2B-Pflicht bevor.
- E-Rechnung an den Bund: Pflicht seit 1.1.2014 für alle Vertragspartner
- Akzeptierte Formate: ebInterface (österreichischer Standard) und Peppol BIS UBL
- Übermittlung: Über das Unternehmensserviceportal (USP) oder Peppol-Netzwerk
- PDF-Rechnungen per E-Mail sind KEINE gültigen E-Rechnungen an den Bund
- B2B-Bereich: In Österreich noch freiwillig, EU-weite Regelung durch ViDA erwartet
- Deutschland: E-Rechnungspflicht B2B seit 1.1.2025 – betrifft auch österreichische Lieferanten
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt diese Definition nicht, da sie nicht maschinenlesbar ist.
Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder PDF-Dateien können E-Rechnungen automatisch in Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden – ohne manuelle Dateneingabe.
E-Rechnung an den Bund – die österreichische Pflicht
Seit 2014 müssen alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an Bundesdienststellen liefern, ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Betroffen sind unter anderem:
- Alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen
- Bundesbehörden und -ämter
- Rechnungshof
- Zahlreiche weitere öffentliche Einrichtungen
| Bereich | E-Rechnung Pflicht | Status |
|---|---|---|
| B2G – Bund | Ja | Verpflichtend seit 1.1.2014 |
| B2G – Länder/Gemeinden | Teilweise | Freiwillig nutzbar |
| B2B – Unternehmen | Nein | Freiwillig |
| B2C – Endverbraucher | Nein | Nicht relevant |
Akzeptierte Formate und Standards
Für E-Rechnungen an den Bund werden zwei Formate akzeptiert:
ebInterface: Der österreichische XML-Standard für elektronische Rechnungen. Er entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und enthält alle für die österreichische Verwaltung erforderlichen Felder.
Peppol BIS: Das internationale Format des Pan-European Public Procurement OnLine-Netzwerks. Besonders für Unternehmen interessant, die auch grenzüberschreitend tätig sind.
XRechnung, ZUGFeRD und andere Formate werden von österreichischen Bundesbehörden NICHT akzeptiert. Nur ebInterface und Peppol BIS sind zugelassen. Nicht-konforme Rechnungen werden abgewiesen – Zahlungen verzögern sich.
So reichen Sie eine E-Rechnung an den Bund ein
Option 1: Über das Unternehmensserviceportal (USP)
- Registrieren Sie sich unter usp.gv.at mit FinanzOnline-Zugangsdaten oder Bürgerkarte
- Aktivieren Sie die Anwendung „E-Rechnung an den Bund“
- Erstellen Sie die Rechnung über das Formular oder laden Sie eine vorbereitete XML-Datei hoch
- Die Rechnung durchläuft eine syntaktische und semantische Prüfung
Option 2: Über das Peppol-Netzwerk
Nutzen Sie einen zertifizierten Peppol Access Point. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen oder internationaler Tätigkeit.
Pflichtangaben auf der E-Rechnung an den Bund
Neben den üblichen Angaben gemäß § 11 UStG sind für E-Rechnungen an Bundesdienststellen zusätzlich erforderlich:
- Auftragsreferenz: Die vom Auftraggeber bei der Beauftragung mitgeteilte Referenznummer
- Lieferanten-/Kreditorennummer: Unter der das Unternehmen bei der Bundesdienststelle geführt wird
- Positionsnummern: Falls in der Beauftragung angegeben
Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) bietet ein E-Rechnungsgateway an, das die technische Formatprüfung übernimmt und Rechnungen an die entsprechenden Empfänger weiterleitet. Für BBG-Lieferanten entfällt so die separate Formatprüfung.
Die deutsche E-Rechnungspflicht – Auswirkungen auf Österreich
Seit 1. Jänner 2025 gilt in Deutschland eine E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Dies hat auch Auswirkungen auf österreichische Unternehmen:
| Zeitraum | Regelung in Deutschland |
|---|---|
| Ab 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| Bis Ende 2026 | Papierrechnungen und PDF noch zulässig |
| Bis Ende 2027 | Nur für Unternehmen mit Umsatz unter 800.000 € |
| Ab 1.1.2028 | Vollständige E-Rechnungspflicht für alle |
Deutsche Geschäftspartner werden zunehmend darauf drängen, dass auch österreichische Lieferanten auf E-Rechnungen umstellen. Wer eine „feste Niederlassung“ in Deutschland hat, unterliegt bereits der deutschen E-Rechnungspflicht.
ViDA – die Zukunft der E-Rechnung in Europa
Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) wird die E-Rechnungslandschaft in ganz Europa verändern. Geplant sind:
- Verpflichtende E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU
- Digitale Echtzeit-Meldungen an die Steuerbehörden
- Einheitliche europäische Standards zur Bekämpfung von Steuerbetrug
Konkrete Gesetzespläne für Österreich liegen noch nicht vor, aber Unternehmen sollten sich frühzeitig auf diese Entwicklung vorbereiten.
Investieren Sie jetzt in E-Rechnungsfähigkeit. Viele Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme bieten bereits Exportfunktionen für ebInterface oder ZUGFeRD. Die Umstellung wird früher oder später für alle Unternehmen relevant – wer jetzt startet, hat einen Vorsprung. Für Fragen zur korrekten steuerlichen Behandlung wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
Software und Tools für E-Rechnungen
Für die Erstellung von E-Rechnungen gibt es verschiedene Lösungen:
- USP-Formular: Kostenlos, aber nur für geringe Rechnungsmengen praktikabel
- Buchhaltungssoftware: Viele Programme (ProSaldo, BMD, etc.) unterstützen ebInterface-Export
- ERP-Systeme: SAP, Microsoft Dynamics und andere bieten E-Rechnungsmodule
- E-Invoicing-Plattformen: Spezialisierte Anbieter wie EDICOM übernehmen die komplette Abwicklung
Die digitale Transformation macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Die Investition in eine zukunftssichere Lösung zahlt sich langfristig aus.
Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Für die korrekte Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Ihrem Unternehmen wenden Sie sich an einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Die gesetzlichen Anforderungen können sich ändern.