Zapier verbindet über 7.000 Apps, Make.com bietet visuelle Workflow-Erstellung mit komplexer Logik: Beide Plattformen ermöglichen österreichischen KMUs die Automatisierung von Geschäftsprozessen ohne Programmierkenntnisse. Mit integrierten KI-Funktionen werden 2026 selbst komplexe Aufgaben wie E-Mail-Beantwortung oder Datenanalyse automatisierbar.
- Zapier: Einfacher Einstieg, 7.000+ App-Integrationen, ideal für Einsteiger
- Make.com: Komplexere Workflows, visueller Editor, günstiger bei hohem Volumen
- Beide Plattformen bieten KI-Integrationen mit ChatGPT und Claude
- Einsparungspotenzial: 60-80% Zeitersparnis bei repetitiven Aufgaben
- Typische Anwendungen: CRM-Synchronisation, Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Marketing
Was sind No-Code Automatisierungsplattformen?
Make.com (früher Integromat) und Zapier sind sogenannte iPaaS-Plattformen (Integration Platform as a Service). Sie verbinden verschiedene Web-Anwendungen miteinander und ermöglichen automatisierte Workflows, ohne dass Programmierung erforderlich ist. Ein Trigger in einer App löst Aktionen in anderen Apps aus.
Beispiel: Wenn ein neuer Kontakt in Ihrem CRM angelegt wird (Trigger), dann wird automatisch eine Willkommens-E-Mail gesendet, der Kontakt zu einer Newsletter-Liste hinzugefügt und eine Aufgabe im Projektmanagement-Tool erstellt (Aktionen). Die Prozessoptimierung in Geschäftsbereichen wird durch solche Automatisierungen erheblich vereinfacht.
Zapier vs. Make.com: Der direkte Vergleich
| Kriterium | Zapier | Make.com |
|---|---|---|
| App-Integrationen | 7.000+ | 1.900+ |
| Benutzeroberfläche | Linear, schrittweise | Visuell, Drag-and-Drop |
| Lernkurve | Flach, anfängerfreundlich | Steiler, aber flexibler |
| Kostenloser Plan | 100 Tasks/Monat | 1.000 Operationen/Monat |
| Einstiegspreis | Ab 19,99 USD/Monat | Ab 9 USD/Monat |
| KI-Integration | Umfangreich (Copilot, Agents) | Gut (OpenAI, Claude) |
| Komplexe Logik | Eingeschränkt | Stark (Router, Iteratoren) |
Preisvergleich für österreichische KMUs
Die Preismodelle unterscheiden sich grundlegend: Zapier rechnet nach „Tasks“ (jede ausgeführte Aktion), Make.com nach „Operationen“. Bei gleichem Workflow ist Make.com meist günstiger.
| Plan | Zapier | Make.com |
|---|---|---|
| Kostenlos | 100 Tasks, 5 Zaps | 1.000 Ops, unbegrenzte Szenarien |
| Starter | 19,99 USD (750 Tasks) | 9 USD (10.000 Ops) |
| Professional | 49 USD (2.000 Tasks) | 16 USD (10.000 Ops) |
| Team | 99 USD (50.000 Tasks) | 29 USD (10.000 Ops) |
Starten Sie mit dem kostenlosen Plan und analysieren Sie Ihren tatsächlichen Bedarf. Make.com bietet 10x mehr kostenlose Operationen als Zapier Tasks. Für die meisten kleinen Unternehmen reicht der Free-Plan für erste Automatisierungen.
KI-Funktionen: Der Game-Changer für 2026
Beide Plattformen haben KI-Funktionen integriert, die weit über einfache Automatisierung hinausgehen:
Zapier Copilot: Sie beschreiben in natürlicher Sprache, was automatisiert werden soll, und Zapier erstellt den Workflow automatisch. Beispiel: „Wenn ich eine E-Mail von einem Kunden bekomme, extrahiere die wichtigsten Punkte und erstelle eine Aufgabe in Asana.“
Zapier Agents: KI-Agenten, die eigenständig Entscheidungen treffen können. Sie analysieren eingehende Daten und wählen die passende Aktion, anstatt nur vordefinierte Regeln zu befolgen.
Make.com mit OpenAI/Claude: Direkter Zugriff auf Sprachmodelle innerhalb von Workflows. Text analysieren, zusammenfassen, übersetzen oder generieren wird Teil des automatisierten Prozesses.
Die digitale Transformation im Finanzsektor profitiert besonders von KI-gestützten Automatisierungen, etwa bei der automatischen Kategorisierung von Belegen.
Praktische Workflow-Beispiele für österreichische KMUs
1. Automatische Rechnungsverarbeitung
Trigger: Rechnung landet als E-Mail-Anhang
Aktionen: PDF extrahieren, mit KI Rechnungsdaten auslesen, in Buchhaltungssoftware (BMD, DATEV) eintragen, Zahlungserinnerung planen
2. Lead-Qualifizierung für den Vertrieb
Trigger: Neuer Kontakt über Website-Formular
Aktionen: Mit KI Lead-Score berechnen, automatisch in CRM (HubSpot, Salesforce) anlegen, bei hohem Score sofort Vertrieb benachrichtigen
3. Social Media Management
Trigger: Neuer Blog-Beitrag veröffentlicht
Aktionen: Mit KI Social-Media-Texte generieren, auf LinkedIn, Facebook und X posten, Engagement-Daten in Google Sheets sammeln
4. Kundensupport-Automatisierung
Trigger: Neue Support-Anfrage per E-Mail
Aktionen: Mit KI Anfrage kategorisieren, automatische Antwort auf häufige Fragen, komplexe Fälle an Mitarbeiter weiterleiten
n8n als Alternative: Self-Hosting für Datenschutz
Für Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen bietet n8n eine interessante Alternative. Das Tool kann auf eigenen Servern gehostet werden, sodass keine Daten die Unternehmensinfrastruktur verlassen. Das ist besonders relevant für Branchen mit strengen Compliance-Vorgaben.
| Aspekt | Zapier/Make | n8n (Self-Hosted) |
|---|---|---|
| Datenstandort | Cloud (meist USA) | Eigene Server/EU-Cloud |
| Kosten bei hohem Volumen | Steigend | Nur Infrastrukturkosten |
| Technischer Aufwand | Minimal | Server-Administration nötig |
Bei der Automatisierung mit Cloud-Diensten fließen Daten durch externe Server. Prüfen Sie die DSGVO-Konformität der Anbieter und holen Sie bei personenbezogenen Daten entsprechende Einwilligungen ein. Beide Plattformen bieten SOC 2 Zertifizierung.
Einstieg: Die ersten Schritte
- Prozesse identifizieren: Listen Sie repetitive Aufgaben auf, die viel Zeit kosten
- Prioritäten setzen: Beginnen Sie mit einfachen, klar definierten Workflows
- Tool wählen: Für Einsteiger Zapier, für komplexere Anforderungen Make.com
- Kostenlos testen: Beide Plattformen bieten ausreichende Free-Pläne
- Schrittweise erweitern: Fügen Sie Komplexität nur bei Bedarf hinzu
Die KMU Digital Förderung kann unter Umständen für die Implementierung von Automatisierungslösungen und die entsprechende Beratung genutzt werden.
- ☐ 3-5 zeitaufwändige, repetitive Prozesse identifizieren
- ☐ Vorhandene Tools auflisten (CRM, E-Mail, Buchhaltung)
- ☐ Zapier und Make.com Free-Accounts erstellen
- ☐ Ersten einfachen Workflow testen
- ☐ ROI nach einem Monat evaluieren
Fazit: Welches Tool für welchen Bedarf?
Wählen Sie Zapier, wenn Sie einen einfachen Einstieg suchen, viele verschiedene Apps verbinden möchten und die neuesten KI-Funktionen nutzen wollen. Die höheren Kosten bei wachsendem Volumen sollten Sie einplanen.
Wählen Sie Make.com, wenn Sie komplexe Workflows mit bedingter Logik benötigen, preisbewusst arbeiten und bereit sind, etwas mehr Zeit in die Einarbeitung zu investieren.
Für die meisten österreichischen KMUs empfiehlt sich der Start mit dem kostenlosen Plan beider Plattformen. Testen Sie Ihren wichtigsten Workflow auf beiden Systemen und entscheiden Sie dann basierend auf Benutzerfreundlichkeit und tatsächlichen Kosten.