Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für rund 90 % aller Selbstständigen in Österreich die Methode der Wahl zur Gewinnermittlung. Mit Umsatzgrenzen von 700.000 € bis 1.000.000 € können die meisten Einzelunternehmer, Freiberufler und kleinen Personengesellschaften auf die aufwendige doppelte Buchhaltung verzichten.
- Die E/A-Rechnung gilt für Gewerbetreibende mit Umsätzen unter 700.000 € (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren)
- Freie Berufe dürfen die E/A-Rechnung unabhängig vom Umsatz anwenden
- Es gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Einnahmen und Ausgaben werden bei Zahlungseingang/-ausgang erfasst
- Pflicht zur Führung eines Anlagenverzeichnisses und Wareneingangsbuches
- Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren für alle Belege
- Alternative: Pauschalierung mit 15 % Betriebsausgaben (ab 2026)
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung, bei der nur die tatsächlich zugeflossenen Betriebseinnahmen und abgeflossenen Betriebsausgaben erfasst werden. Der Gewinn oder Verlust ergibt sich am Jahresende als Differenz zwischen der Summe aller Einnahmen und der Summe aller Ausgaben.
Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung müssen Sie keine Forderungen, Verbindlichkeiten oder Rückstellungen bilanzieren. Das macht die E/A-Rechnung besonders für Gründer und Kleinunternehmer attraktiv, die ihre Gewerbeanmeldung gerade abgeschlossen haben.
Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden?
| Unternehmensform | E/A-Rechnung erlaubt? | Bedingungen |
|---|---|---|
| Freie Berufe (Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler) | Ja, immer | Keine Umsatzgrenze |
| Einzelunternehmen (Gewerbetreibende) | Ja, mit Grenzen | Umsatz unter 700.000 € (2 Jahre) oder unter 1 Mio. € (1 Jahr) |
| OG / KG | Ja, mit Grenzen | Wie Einzelunternehmen |
| GmbH / AG | Nein | Immer doppelte Buchhaltung |
| GmbH & Co KG | Nein | Immer doppelte Buchhaltung |
Wenn Sie die Umsatzgrenze von 700.000 € in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreiten, müssen Sie ab dem übernächsten Jahr zur doppelten Buchhaltung wechseln. Bei einmaligem Überschreiten von 1.000.000 € gilt die Pflicht bereits ab dem Folgejahr.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Das zentrale Merkmal der E/A-Rechnung ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Eine Einnahme liegt erst dann vor, wenn Sie den Geldbetrag tatsächlich erhalten haben - sei es in bar oder auf dem Bankkonto. Ebenso zählt eine Ausgabe erst dann, wenn das Geld tatsächlich abgeflossen ist.
Dieses Prinzip bietet einen entscheidenden Vorteil: Sie können Ihren Gewinn durch gezielte Steuerung von Zahlungszeitpunkten beeinflussen. Verschieben Sie beispielsweise größere Ausgaben ins alte Jahr oder Einnahmen ins neue Jahr, um Ihre Steuerlast zu optimieren.
Achten Sie auf die 15-Tage-Regel bei wiederkehrenden Ausgaben zum Jahreswechsel. Zahlungen, die kurz vor oder nach dem 31. Dezember erfolgen, können unter Umständen der Vorperiode zugeordnet werden.
Ausnahmen vom Zufluss-Abfluss-Prinzip
Nicht alle Ausgaben werden sofort gewinnmindernd erfasst. Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (z.B. Computer, Maschinen, Fahrzeuge) müssen die Anschaffungskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden - die sogenannte Absetzung für Abnutzung (AfA).
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 1.000 € netto können hingegen im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Dies ist besonders für Ihre Steueroptimierung relevant.
Pflichtaufzeichnungen bei der E/A-Rechnung
Auch bei der vereinfachten E/A-Rechnung müssen Sie bestimmte Aufzeichnungen führen:
- Einnahmen-Ausgaben-Journal: Dokumentiert alle Geldflüsse chronologisch
- Anlagenverzeichnis: Liste aller abnutzbaren Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten und AfA
- Wareneingangsbuch: Für Gewerbetreibende, die Waren einkaufen und weiterverkaufen
- Lohnkonten: Bei Beschäftigung von Mitarbeitern
- Umsatzsteueraufzeichnungen: Erfassung steuerpflichtiger Umsätze und Vorsteuern
Brutto- oder Nettomethode?
Bei der E/A-Rechnung haben Sie die Wahl zwischen zwei Methoden zur Erfassung der Umsatzsteuer:
Bruttomethode: Einnahmen und Ausgaben werden inklusive Umsatzsteuer erfasst. Die Umsatzsteuer selbst wird als eigene Einnahme/Ausgabe verbucht.
Nettomethode: Einnahmen und Ausgaben werden ohne Umsatzsteuer erfasst. Die Umsatzsteuer wird wie ein durchlaufender Posten behandelt.
Für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, ist die Bruttomethode obligatorisch. Bei der Einreichung beim Finanzamt verwenden Sie das Formular E 1a oder das vereinfachte Formular E 1a-K für Kleinunternehmer.
Alternative: Die Basispauschalierung
Noch einfacher als die E/A-Rechnung ist die Basispauschalierung. Dabei werden ab 2026 pauschal 15 % des Nettoumsatzes als Betriebsausgaben angesetzt (2025: 13,5 %). Die Pauschalierung ist möglich, wenn:
- Der Jahresumsatz 420.000 € nicht übersteigt (Wert 2026)
- Keine Buchführungspflicht besteht
Die pauschalen Betriebsausgaben sind mit 63.000 € jährlich begrenzt. Für bestimmte Tätigkeiten wie kaufmännische Beratung gelten nur 6 % (maximal 25.200 €).
Bei der Pauschalierung können Sie nur wenige zusätzliche Betriebsausgaben absetzen. Prüfen Sie daher, ob Ihre tatsächlichen Kosten höher sind - dann lohnt sich die vollständige E/A-Rechnung.
Aufbewahrungspflichten
In Österreich gilt eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht für alle Geschäftsunterlagen. Elektronische Belege müssen bildgleich, unveränderbar und jederzeit verfügbar sein. Nutzen Sie revisionssichere Archivierungssysteme und klare Ordnerstrukturen.
Für Ihren Steuerausgleich und eventuelle Betriebsprüfungen ist eine saubere Dokumentation unerlässlich.
Typische Betriebsausgaben
Folgende Ausgaben können Sie als Betriebsausgaben geltend machen, sofern sie betrieblich veranlasst sind:
- Miete für Büro oder Geschäftsräume
- Telefon- und Internetkosten
- Büromaterial und Arbeitsmittel
- Fahrtkosten und Kilometergeld
- Werbung und Marketing
- Fortbildungskosten
- Sozialversicherungsbeiträge
- Beratungskosten (Steuerberater, Rechtsanwalt)
Bei gemischt genutzten Ausgaben (privat und betrieblich) müssen Sie den Privatanteil herausrechnen.
Diese Informationen ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für Ihre individuelle Situation und komplexere Fragen wenden Sie sich an einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.