Das moderne und benutzerfreundliche eCall-System ist die zentrale digitale Plattform für alle Förderanträge bei der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft. Über dieses elektronische Portal werden Projektanträge eingereicht, bearbeitet und verwaltet. Dieser Ratgeber erklärt die Nutzung des Systems und gibt Tipps für eine erfolgreiche Antragstellung.
Was ist eCall?
eCall ist das elektronische Kundenportal der FFG. Über dieses webbasierte System werden sämtliche Förderanträge eingereicht - vom Innovationsscheck bis zu komplexen Forschungsprojekten im Millionenbereich. Das System führt Antragsteller durch den Prozess und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen vollständig vorliegen.
Der Name „eCall“ steht für „electronic Call“ und verweist auf die Ausschreibungen (Calls), zu denen Projektanträge eingereicht werden können. Das System ist rund um die Uhr verfügbar und ermöglicht die Antragstellung unabhängig von Öffnungszeiten.
Registrierung und Zugang
Erstregistrierung
Vor der ersten Antragstellung ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Dabei werden die Stammdaten des Unternehmens oder der Forschungseinrichtung erfasst: Name, Adresse, Rechtsform, Ansprechpartner und Bankverbindung. Die Registrierung ist kostenlos und dauert etwa 15-20 Minuten.
Nach der Registrierung erhält man Zugangsdaten (Benutzername und Passwort), mit denen man sich jederzeit im System anmelden kann. Die Zugangsdaten sollten sicher aufbewahrt werden, da sie für alle zukünftigen Anträge benötigt werden.
Organisationsprofil
Im Organisationsprofil werden grundlegende Daten hinterlegt, die für alle Anträge wiederverwendet werden. Dazu gehören Unternehmensbeschreibung, Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl und Umsatz, Forschungsschwerpunkte und bisherige Förderprojekte. Ein vollständiges Profil beschleunigt künftige Antragstellungen.
Navigation im eCall-System
Die Benutzeroberfläche von eCall ist in mehrere Bereiche gegliedert. Das Dashboard zeigt eine Übersicht über laufende Anträge und Projekte. Der Bereich „Ausschreibungen“ listet alle aktuellen Calls, zu denen Anträge eingereicht werden können. Unter „Meine Projekte“ finden sich alle eingereichten und genehmigten Vorhaben.
Ausschreibungen finden
Die FFG schreibt verschiedene Programme zu unterschiedlichen Zeitpunkten aus. Im eCall-System können Ausschreibungen nach Themenbereich, Zielgruppe oder Programmlinie gefiltert werden. Für jede Ausschreibung sind Einreichfrist, Förderbudget und Bewertungskriterien ersichtlich.
Der Antragsprozess Schritt für Schritt
1. Ausschreibung auswählen
Zunächst wählt man die passende Ausschreibung aus. Die Ausschreibungsunterlagen enthalten detaillierte Informationen zu Zielen, förderfähigen Kosten und Bewertungskriterien. Diese sollten vor der Antragstellung sorgfältig studiert werden.
2. Projektantrag anlegen
Mit einem Klick auf „Neuen Antrag erstellen“ wird ein Projektantrag angelegt. Das System generiert eine eindeutige Projektnummer und führt durch die verschiedenen Formularbereiche. Der Antrag kann jederzeit zwischengespeichert und später fortgesetzt werden.
3. Formulare ausfüllen
Der Antrag besteht aus mehreren Teilen. Im Projektüberblick werden Titel, Zusammenfassung und Laufzeit angegeben. Die Projektbeschreibung erläutert Ziele, Methoden und erwartete Ergebnisse. Der Kostenplan listet alle geplanten Ausgaben auf. Die Partnerbeschreibung stellt die beteiligten Organisationen und Personen vor.
4. Dokumente hochladen
Zusätzlich zu den Online-Formularen sind oft ergänzende Dokumente erforderlich: detaillierte Arbeitspläne, Lebensläufe der Schlüsselpersonen, Kooperationsvereinbarungen oder technische Konzepte. Diese werden als PDF hochgeladen. Die maximale Dateigröße und zulässige Formate sind in der Ausschreibung angegeben.
5. Vollständigkeitsprüfung
Vor der Einreichung prüft das System automatisch, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt und alle erforderlichen Dokumente hochgeladen wurden. Fehlende Angaben werden markiert und müssen ergänzt werden, bevor der Antrag abgeschickt werden kann.
6. Einreichung
Mit der finalen Einreichung wird der Antrag verbindlich bei der FFG eingereicht. Eine Bestätigungsmail dokumentiert den Eingang. Nach der Einreichung sind keine Änderungen mehr möglich - daher sollte der Antrag vor dem Absenden nochmals sorgfältig geprüft werden.
Tipps für eine erfolgreiche Antragstellung
Frühzeitig beginnen
Die Antragstellung sollte nicht auf den letzten Drücker erfolgen. Technische Probleme, fehlende Unterlagen oder Rückfragen von Partnern können Zeit kosten. Ein Puffer von mindestens einer Woche vor der Deadline ist ratsam.
Ausschreibungsunterlagen genau lesen
Jede Ausschreibung hat spezifische Anforderungen und Bewertungskriterien. Ein Antrag, der diese nicht berücksichtigt, hat geringe Erfolgsaussichten. Besonders wichtig sind die Ziele des Programms und die geforderten Inhalte der Projektbeschreibung.
Klare Struktur und Sprache
Gutachter müssen viele Anträge lesen. Eine klare Gliederung, verständliche Sprache und übersichtliche Darstellung helfen, die Stärken des Projekts herauszuarbeiten. Fachbegriffe sollten erklärt, Abkürzungen eingeführt werden.
Realistische Planung
Übertrieben ambitionierte Zeitpläne oder unrealistische Kostenschätzungen fallen negativ auf. Die Planung sollte konservativ sein und Puffer für Unvorhergesehenes enthalten. Die Gutachter erkennen, ob ein Plan realistisch ist.
Nach der Einreichung
Begutachtungsprozess
Nach der Einreichung wird der Antrag von Experten begutachtet. Der Prozess kann je nach Programm einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Im eCall-System ist der aktuelle Status des Antrags jederzeit einsehbar.
Rückfragen und Nachbesserungen
Manchmal stellen Gutachter Rückfragen oder fordern Nachbesserungen an. Diese werden über das eCall-System kommuniziert. Eine schnelle und vollständige Beantwortung beschleunigt den Prozess.
Entscheidung und Fördervertrag
Bei positiver Entscheidung wird ein Fördervertrag abgeschlossen. Die Vertragsunterlagen werden ebenfalls über eCall bereitgestellt und können elektronisch unterzeichnet werden. Mit dem Vertragsabschluss kann das Projekt starten.
Projektverwaltung über eCall
Das eCall-System dient nicht nur der Antragstellung, sondern auch der laufenden Projektverwaltung. Zwischenberichte, Kostenaufstellungen und der Schlussbericht werden über das Portal eingereicht. Auch Änderungsanträge - etwa bei Projektverlängerungen oder Budgetumschichtungen - werden über eCall abgewickelt.
Technische Voraussetzungen
eCall läuft in allen gängigen Webbrowsern. Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich, besonders beim Hochladen größerer Dokumente. Das System speichert Eingaben automatisch, sodass bei Verbindungsabbrüchen keine Daten verloren gehen.
Häufige Fehler vermeiden
Technische Probleme
Das System kann bei hoher Auslastung kurz vor Deadlines langsamer werden. Wer erst in der letzten Stunde einreicht, riskiert technische Probleme. Browser-Cache leeren und verschiedene Browser testen kann helfen, wenn Probleme auftreten.
Unvollständige Unterlagen
Fehlende Dokumente oder unausgefüllte Pflichtfelder führen zur Ablehnung. Die automatische Vollständigkeitsprüfung hilft, aber ersetzt nicht die sorgfältige Selbstkontrolle. Alle Unterlagen sollten vor der Einreichung nochmals gegengeprüft werden.
Formale Fehler
Überschrittene Seitenlimits, falsche Dateiformate oder fehlende Unterschriften sind häufige Ablehnungsgründe. Die Ausschreibungsunterlagen geben genaue Vorgaben, die einzuhalten sind.
Support und Hilfe
Bei technischen Problemen mit dem eCall-System steht der FFG-Support per E-Mail und Telefon zur Verfügung. Inhaltliche Fragen zum Antrag können mit den Programmverantwortlichen besprochen werden. Die Kontaktdaten finden sich in den Ausschreibungsunterlagen.
Fazit: Zentrale Drehscheibe für Forschungsförderung
Das eCall-System ist der digitale Zugang zur österreichischen Forschungsförderung. Mit seiner strukturierten Benutzerführung und automatischen Vollständigkeitsprüfung unterstützt es Antragsteller dabei, qualitativ hochwertige Anträge einzureichen. Wer die Tipps in diesem Ratgeber befolgt und sich frühzeitig mit dem System vertraut macht, erhöht seine Erfolgsaussichten deutlich. Das eCall-System wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, um den Antragsprozess noch einfacher und effizienter zu gestalten. Die FFG bietet regelmäßig Schulungen und Webinare zur Nutzung des Systems an.
Stand: 12. Januar 2026