Werbungskosten sind alle beruflich veranlassten Ausgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Berufstätigkeit und der Erzielung von Einkünften entstehen. Sie können im Lohnsteuerausgleich ordnungsgemäß geltend gemacht werden und mindern dadurch die persönliche Steuerlast oft erheblich. Dieser detaillierte Ratgeber erklärt ausführlich, welche Kosten steuerlich absetzbar sind, welche Nachweise benötigt werden und was bei der Geltendmachung zu beachten ist.
Was sind Werbungskosten?
Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Einfacher gesagt: alles, was Sie ausgeben müssen, um Ihren Job zu machen oder zu behalten. Das Finanzamt erkennt automatisch und ohne weiteren Nachweis eine Werbungskostenpauschale von 132 Euro jährlich an. Höhere tatsächliche Kosten können geltend gemacht werden, müssen aber entsprechend nachgewiesen und belegt werden.
Fahrtkosten und Pendlerpauschale
Pendlerpauschale
Die wichtigste und für viele Arbeitnehmer relevanteste Werbungskostenart ist die Pendlerpauschale für den täglichen Arbeitsweg. Sie gilt für den täglichen und regelmäßigen Weg zwischen dem Hauptwohnsitz und der Arbeitsstätte. Es gibt zwei Varianten: Die kleine Pendlerpauschale gilt, wenn öffentliche Verkehrsmittel zumutbar sind. Die große Pendlerpauschale gilt, wenn öffentliche Verkehrsmittel unzumutbar sind - beispielsweise wenn kein öffentlicher Verkehr verfügbar ist, bei Schichtarbeit mit ungünstigen Zeiten oder bei körperlicher Behinderung.
Die Höhe richtet sich nach der Entfernung. Der Pendlerrechner des Finanzministeriums hilft bei der Berechnung. Zusätzlich gibt es den Pendlereuro: 2 Euro pro Kilometer Arbeitsweg und Jahr als Absetzbetrag.
Dienstreisen
Fahrten im Rahmen von beruflichen Dienstreisen sind ebenfalls als Werbungskosten absetzbar. Wird das Privatauto genutzt, gilt das amtliche Kilometergeld von aktuell 0,42 Euro pro Kilometer. Tagesgeld für Verpflegung und anfallende Nächtigungskosten kommen hinzu, sofern sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden.
Arbeitsmittel
Computer und Software
Ein Computer, Laptop oder Tablet, der beruflich genutzt wird, ist als Arbeitsmittel absetzbar. Bei gemischter Nutzung für berufliche und private Zwecke wird der berufliche Anteil geschätzt - üblich und anerkannt sind Werte zwischen 40-60%. Geräte bis 800 Euro netto können sofort abgesetzt werden, teurere werden über mehrere Jahre abgeschrieben.
Fachliteratur
Bücher und Zeitschriften, die für den Beruf benötigt werden, sind absetzbar. Das gilt für Fachliteratur, nicht für allgemeine Tageszeitungen oder Unterhaltungslektüre.
Werkzeug und Geräte
Handwerker, Techniker und andere Berufsgruppen können berufsspezifisches Werkzeug und Geräte absetzen. Auch hier gilt der Grundsatz: Bei gemischter beruflicher und privater Nutzung kann nur der nachgewiesene berufliche Anteil steuerlich geltend gemacht werden.
Arbeitskleidung
Nur typische und eindeutig erkennbare Berufskleidung ist steuerlich absetzbar - also Kleidung, die eindeutig dem Beruf zuzuordnen ist und außerhalb des Berufs praktisch nicht getragen werden kann. Klassische Beispiele sind dienstliche Uniformen, vorgeschriebene Schutzkleidung, OP-Kleidung im Gesundheitswesen oder Monteuranzüge im Handwerk. Der normale Businessanzug oder das Kostüm ist nicht absetzbar, auch wenn diese Kleidung nur für die Arbeit getragen wird.
Neben den Anschaffungskosten sind auch die laufenden Reinigungskosten und Instandhaltungskosten für Berufskleidung steuerlich absetzbar. Bei Heimwäsche kann eine angemessene Pauschale angesetzt werden, ohne jeden Waschgang dokumentieren zu müssen.
Fortbildungskosten
Ausgaben für berufliche Fortbildung und Weiterbildung sind vollständig und ohne Höchstgrenze absetzbar. Das umfasst sämtliche Kursgebühren, Fahrtkosten zur Fortbildungsstätte, erforderliche Lehrmaterialien und Bücher sowie gegebenenfalls notwendige Übernachtungen. Die Fortbildung muss mit dem aktuell ausgeübten oder einem eng verwandten Beruf inhaltlich zusammenhängen. Auch ein MBA-Studium oder ein Fernstudium kann absetzbar sein.
Homeoffice
Für Arbeit im Homeoffice gibt es seit 2021 eine eigene Pauschale. Pro Homeoffice-Tag können 3 Euro abgesetzt werden, maximal 300 Euro jährlich. Zusätzlich sind Ausgaben für ergonomische Möbel (Schreibtisch, Bürostuhl) und digitale Arbeitsmittel absetzbar, auch wenn die Pauschale ausgeschöpft ist.
Die Homeoffice-Tage müssen vom Arbeitgeber bestätigt werden. Ein eigenes Arbeitszimmer ist für die Pauschale nicht erforderlich.
Telefon und Internet
Wird das private Telefon oder der Internetanschluss beruflich genutzt, kann der berufliche Anteil abgesetzt werden. Bei gemischter Nutzung ist eine Schätzung nötig - üblich sind 20-40% für den beruflichen Anteil. Eine genaue Aufzeichnung erhöht die Glaubwürdigkeit beim Finanzamt.
Gewerkschaftsbeiträge und Berufsverbände
Mitgliedsbeiträge für Gewerkschaften oder Berufsverbände sind als Werbungskosten absetzbar. Sie werden oft automatisch vom Arbeitgeber an das Finanzamt gemeldet.
Bewerbungskosten
Kosten für Bewerbungen sind absetzbar, auch wenn sie nicht zum Erfolg führen. Das umfasst Bewerbungsfotos, Kopien, Porto, Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen und ähnliches. Die Kosten für die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch fallen ebenfalls darunter.
Nachweise und Dokumentation
Für alle Werbungskosten sollten Belege aufbewahrt werden. Das Finanzamt kann Nachweise anfordern. Bewahren Sie Rechnungen, Quittungen und Aufstellungen mindestens sieben Jahre auf. Eine übersichtliche Dokumentation erleichtert die Steuererklärung und eventuelle Rückfragen.
Doppelte Haushaltsführung
Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Arbeitsort führen muss, kann die Kosten absetzen. Das umfasst Miete, Heimfahrten und Verpflegungsmehraufwand. Die doppelte Haushaltsführung muss beruflich veranlasst sein - etwa bei einem Jobwechsel in eine andere Stadt.
Umzugskosten
Ein beruflich veranlasster Umzug berechtigt zum Abzug der Umzugskosten. Das gilt, wenn der Umzug den Arbeitsweg wesentlich verkürzt (mindestens eine Stunde täglich) oder wenn der Arbeitgeber den Umzug verlangt. Absetzbar sind Transportkosten, Maklergebühren und weitere Umzugsnebenkosten.
Reisekosten bei Fortbildung
Für Fortbildungen außerhalb des Wohnorts können neben den Kursgebühren auch Reisekosten geltend gemacht werden. Fahrtkosten, Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand sind absetzbar, sofern sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden.
Kontoführungsgebühren
Ein pauschaler Betrag für die Kontoführung des Gehaltskontos kann als Werbungskosten geltend gemacht werden. Die Pauschale liegt bei 40 Euro jährlich. Ein Nachweis ist in der Regel nicht erforderlich.
Betriebsratsumlage
Beiträge an den Betriebsrat sind als Werbungskosten absetzbar. Sie werden meist vom Lohn abgezogen und sind am Lohnzettel ersichtlich.
Arbeitnehmerveranlagung online
Die Werbungskosten werden im Rahmen des Lohnsteuerausgleichs geltend gemacht. Über FinanzOnline ist die Einreichung besonders einfach. Viele Werbungskosten sind vorausgefüllt, andere müssen ergänzt werden. Eine systematische Aufstellung aller Kosten hilft, nichts zu vergessen.
Arbeitgeber-Ersatz beachten
Wichtig: Was der Arbeitgeber ersetzt, kann nicht noch einmal abgesetzt werden. Das Kilometergeld für Dienstreisen, vom Arbeitgeber bezahlte Fortbildungen oder gestellte Arbeitsmittel sind bereits steuerfrei und dürfen nicht doppelt geltend gemacht werden.
Pauschalierung vs. Einzelnachweis
Für manche Berufsgruppen gibt es Werbungskostenpauschalen, die ohne Einzelnachweis anerkannt werden. Journalisten, Vertreter und andere Berufe haben spezielle Pauschalen. Der Einzelnachweis höherer Kosten ist aber immer möglich und oft lohnender.
Fazit: Jeden Euro nutzen
Werbungskosten sind bares Geld wert. Wer alle beruflichen Ausgaben sammelt und korrekt ansetzt, kann die Steuerlast erheblich senken. Die Pauschale von 132 Euro ist schnell überschritten. Es lohnt sich, systematisch alle Ausgaben zu erfassen und im Lohnsteuerausgleich geltend zu machen.
Stand: 12. Januar 2026